Governance

Verwaltungsstruktur (Governance)
Wir streben an, Nachhaltigkeit zu einem integralen Bestandteil unseres Geschäfts zu machen. Die Definition klarer Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglicht es, Nachhaltigkeit in allen Teilen unserer Organisation - vom Kontakt mit dem Kunden bis zur Gestaltung und Verwaltung unseres CO2-Footprint - zu kontrollieren.

CSR-Lenkungsausschuss
Unser Chief Executive Officer (CEO) trägt die Gesamtverantwortung für CSR. Er ist außerdem Vorsitzender des CSR-Lenkungsausschusses, der die Nachhaltigkeitsstrategie, die Ziele, die Planung und das Budget erörtert und beschließt. Dem Lenkungsausschuss gehören Vertreter der Managementteams der verschiedenen strategischen Geschäftsbereiche ein; diese Mitglieder des Lenkungsausschusses sind für die Ausführung der Strategie innerhalb ihrer strategischen Geschäftsbereiche verantwortlich.

CSR-Team
Der CSR-Lenkungsausschuss hat den Aufbau und die Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie, der Ziele, der Planung und des Budgets an das CSR-Team übertragen, dem der CSR-Manager und mehrere CSR-Experten angehören. Das CSR-Team stellt fortlaufend sicher, dass es bezüglich der Nachhaltigkeitsentwicklungen auf dem aktuellsten Stand ist und pflegt die Beziehungen zu externen Stakeholdern. Das CSR-Team erstellt jährlichen einen Jahresplan mit spezifischen Zielen und einem Budget. Dieser Plan wird dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorgelegt. Der CSR-Lenkungsausschuss und das CSR-Team treffen sich vierteljährlich, um erzielte Fortschritte zu erörtern und Aktivitäten zu evaluieren.

Geschäftsbereiche (Business Units)
Die Nachhaltigkeitsstrategie wird in Zusammenarbeit zwischen dem CSR-Team und den verschiedenen Geschäftsbereichen (BUs) ausgeführt, um Corporate Social Responsibility zu einem integralen Bestandteil unseres Unternehmens zu machen. Jede BU integriert CSR in ihre Aktivitäten, um die Nachhaltigkeitsstrategie und die Unternehmensstrategie aufeinander abzustimmen. So verwaltet beispielsweise die BU Facilities & Services das Energieeffizienz-Programm und wenden kaufmännische Teams das Regelwerk für Nachhaltigkeit (Sustainability Framework) im direkten Kontakt mit ihren Kunden an.

Internationale Niederlassungen
In jeder unserer Niederlassungen in Belgien, Deutschland, Großbritannien und Singapur fungiert ein CSR-Vertreter als Verbindungsperson für das CSR-Team. Die CSR-Vertreter helfen, die lokalen Mitarbeiter über unsere Nachhaltigkeitspolitik und -aktivitäten zu informieren und berichten der Hauptverwaltung über relevante lokale CSR-Initiativen oder -Probleme.

Verantwortlichkeiten verwalten
Nachhaltigkeit ist nicht nur eine Verantwortung des CSR-Teams. Für NIBC ist sie ein integraler Bestandteil der Art, wie wir Geschäfte machen. Wie unser Verhaltenskodex und unser Geschäftsgrundsatz "We show Responsibility" widerspiegeln, ist es unsere Aufgabe, die unterschiedlichen Belange unserer diversen Stakeholder konstant und sorgfältig auszugleichen. Unsere Verwaltungsstruktur dreht sich um ein System von Prüfungen und Abwägungsprozessen, die sicherstellen, dass die beteiligten Stakeholder Teil der Entscheidungsprozesse sind.

In unserer direkten Beziehung mit dem Kunden und unseren Kettenprozessen berücksichtigen wir Nachhaltigkeitsfragen und unsere Auswirkungen auf die Stakeholder. Dies geschieht über diverse Instrumente und Verfahren auf unterschiedlichen Ebenen. Unser Verfahren zur Beurteilung des Kundenrisikos beinhaltet 'Know-Your-Customer'-Prüfungen, die für alle neuen Kunden und Transaktionen durchgeführt werden müssen um zu gewährleisten, dass diese die Kriterien von NIBC für Kunden-Due-Diligence und Nachhaltigkeit erfüllen. Dazu gehören:

• Kunden-Due-Diligence-Prüfungen
• Nachhaltigkeitsprüfungen und
• Beurteilung von Erfüllung der Sorgfaltspflicht

Die Zuständigkeit für diese Prüfungen liegt bei den verschiedenen kaufmännischen Teams. Prüfungen und Abwägungsprozesses sind Bestandteil des Transaktionsprozesses zur Sicherung der Compliance. Und diese Beurteilungen wiederum sind Bestandteil eines ständigen Überwachungsprozesses.

Weitere Beispiele dafür, wie Nachhaltigkeit bei NIBC gemanagt wird:

• Das Regelwerk für die Nachhaltigkeitspolitik der NIBC wird vom CSR-Team in Zusammenarbeit mit den Business Teams und den Stakeholdern entworfen und von allen relevanten Organen einschließlich Vorstand und Aufsichtsrat genehmigt.
• Das Engagement and Compliance Committee (ECC) prüft Interessenskonflikte und Fragen und Probleme in Bezug auf Compliance und Nachhaltigkeit für alle potenziellen Kunden. Das ECC entscheidet, ob die Business Teams die Geschäftsbeziehung mit einem bestimmten Kunden fortsetzen bzw. mit einem Projekt fortfahren dürfen. Im Jahr 2010 wurden von sämtlichen Transaktionen, die dem ECC zur Prüfung unterbreitet wurden, acht potenzielle Transaktionen mit erhöhten Nachhaltigkeitsrisiken diesem Ausschuss zur Erörterung vorgelegt. Zu den Gründen für einen Erörterungsbedarf gehörten Verbindungen zur Verteidigungsindustrie, (Online-)Spiele und (Online-)Wetten oder die Beteiligung von Regierungen von Ländern, die erachtet werden, ein hohes Korruptionsniveau zu haben und niedrige Menschenrechtsstandards anzuwenden. Von diesen acht Transaktionen wurden vier mangels Transparenz der betreffenden (potenziellen) Kunden und ihrer Aktivitäten abgelehnt. Die übrigen vier Transaktionen wurden unter der Voraussetzung genehmigt, dass sie bestimmte Nachhaltigkeitskriterien erfüllen. Letztendlich jedoch kam es bei keiner dieser übrigen vier Transaktionen zu einem Abschluss.
• Jede Anfrage über das Genehmigungsverfahren für Neuprodukte umfasst Genehmigungen aller relevanten Risiko- und Compliance-Abteilungen.